Office Manager Là Gì? Những Kỹ Năng Cần Thiết?

Bạn là người yêu thích làm việc trong môi trường công sở, bạn muốn sau khi ra trường trở thành quản lý văn phòng (Office manager), nhưng bạn đang lo lắng vì không biết rõ office manager là gì? Cần có những yêu cầu nào? Một office manager cần làm những công việc gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về office manager.

  1. Khái niệm

Office manager là một quản lý văn phòng, thực hiện công việc giám sát, tổ chức mọi hoạt động trong văn phòng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động được lưu thông, không gián đoạn hay trễ nải công việc. Ở vị trí này họ cần phải có khả năng giám sát, đánh giá nhân viên, nắm được thế mạnh của từng nhân viên. Bên cạnh đó họ còn có quyền tuyển dụng và sa thải nhân viên, giải quyết các mâu thuẫn trong nội bộ cũng như các công việc khác trong văn phòng.

Người làm office manager cần phân bổ khối lượng công việc, không gian văn phòng, cơ sở vật chất cho nhân viên cũng như tổ chức các buổi họp nội bộ để đánh giá về tình hình làm việc của nhóm. Tiến hành thực hiện, phát triển các dự án, đánh giá các kế hoạch, cải tiến hệ thống chiến lược, đề ra mục tiêu hoạt động, thời gian thực hiện cũng như các yêu cầu liên quan khác.

  • Những nhiệm vụ của một office manager

Tổ chức các cuộc họp mặt: Office manager là người tổ chức, lên kế hoạch về các cuộc họp nội bộ trong văn phòng, sau đó thông báo cho nhân viên thời gian, địa điểm, mục tiêu, nội dung và những yêu cầu của cuộc họp để họ chuẩn bị trước khi tham gia.

Xử lý các khiếu nại, soạn thảo báo cáo, bài thuyết trình, trực tiếp đặt hàng văn phòng phẩm và thiết bị. Kiểm tra, quản lý nhân viên hành chính, văn thư.

Thẩm định chất lượng nhân viên, tổ chức tuyển dụng nhân sự, tạo điều kiện hòa nhập với môi trường làm việc cho nhân viên mới thông qua các buổi giới thiệu bản thân.

Có nghĩa vụ tham dự các cuộc họp với cấp trên để nắm bắt tình hình công ty, những kế hoạch trong thời gian sắp tới, sau đó phổ biến lại cho nhân viên.

  • Những nhiệm vụ cụ thể hàng ngày

Để đảm bảo cho việc thực hiện những nhiệm vụ trên đây hiệu quả, hàng ngày office manager cần làm một số công việc như sau:

Tổ chức đào tạo, giải đáp thắc mắc cho nhân viên, kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên.

Để tăng tính hiệu quả office manager cần phân công công việc hàng ngày một cách phù hợp giữa các nhân viên, cuối ngày kiểm tra kết quả làm việc của nhân viên.

Đảm bảo công việc đang thực hiện theo đúng tiến độ.

Khi cần thiết, quản lý văn phòng cần đưa ra các điều chỉnh về chính sách, phương pháp thực hiện dự án và hệ thống làm việc hiện tại.

Chuẩn bị các báo cáo, bài thuyết trình.

Kiểm tra, giám sát chất lượng vật tư trong văn phòng. Tiến hành thay thế, sửa chữa những vật tư bị hư hỏng và mua mới những thiết bị còn thiếu.

  • Những k năng một office manager cần có

Kỹ năng lãnh đạo: Đây là kỹ năng cần thiết, quan trọng hàng đầu đối với một office manager. Khả năng lãnh đạo giúp họ thúc đẩy bản thân và nhân viên làm việc một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu, giải quyết các xung đột giữa nhân viên với nhau một cách ổn thỏa, công bằng. Lãnh đạo tốt giúp họ được nhân viên kính trọng, phối hợp cùng làm việc để đạt kết quả tốt.

Kỹ năng phân tích: Khả năng phân tích tốt giúp office manager đánh giá được hiệu quả hoạt động công việc, đánh giá năng lực nhân viên. Biết được những gì cần làm để giảm thiểu chi phí, tận dụng tối đa sức mạnh nguồn nhân lực. Bằng khả năng phân tích và sự phán đoán chính xác họ có thể đưa ra phương án giải quyết vấn đề kịp thời.

Kỹ năng hành chính văn phòng: Office manager cần có sự thành thạo trong xử lý văn bản, excel, powerpoint để phục vụ cho công tác soạn thảo báo cáo, thuyết trình. Thao tác với máy tính nhanh giúp tiết kiệm thời gian làm việc.

Bên cạnh đó, quản lý văn phòng cần trang bị cho mình kiến thức nền tảng về quản lý doanh nghiệp, thủ tục hành chính, văn thư. Như vậy bạn phải tốt nghiệp đại học với chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc kế toán. Đồng thời bạn cũng nên tham gia các khóa học chuyên sâu về hành chính văn phòng.

Sau khi biết được office manager là gì, bạn có thể tự tin lựa chọn nghề nghệp mà mình yêu thích, rèn luyện, tích lũy các kỹ năng cho bản thân để sau này trở thành một office manager xuất sắc. Chúc bạn thành công!