Trong thời đại 4.0 hiện nay, ngành nghề xuất nhập khẩu đang được giới trẻ yêu thích bởi sự phát triển khá nhanh cùng với một mức lương hấp dẫn. Nhưng đa số các bạn đều chưa nắm rõ công việc mà một nhân viên xuất nhập khẩu sẽ làm sau khi ra trường. Vậy nhân viên xuất nhập khẩu làm gì, hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
- Khái niệm
Nhân viên xuất nhập khẩu là những người đảm nhiệm vai trò xử lý chứng từ, hồ sơ, các thủ tục hải quan nhằm đảm bảo cho việc xuất nhập hàng hoá ra nước ngoài với đa dạng về mặt hàng, số lượng và giá cả khác nhau.
- Các công việc chính của nhân viên xuất nhập khẩu
Liên hệ, hợp tác, thuyết phục, đàm phán với các đối tác và khách hàng.
Phát hành các chứng từ, thủ tục xuất nhập khẩu.
Trực tiếp liên hệ với ngân hàng, phòng kế toán để mở L/C, làm các giấy tờ liên quan khác.
Kiểm tra, so sánh, đối chiếu cả về số lượng và chất lượng của hàng hoá trên thực tế so với các thông tin trên hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hoá.
Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng và xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh.
Giữ liên lạc, phối hợp với các phòng ban có liên quan để đảm bảo hàng hoá được giao đúng thời hạn.
Tìm hiểu về sự tiêu thụ của hàng hoá trên thị trường.
Tiếp nhận và đánh giá các phản hồi từ phía khách hàng, mở rộng tìm kiếm đối tác mới, thường xuyên liên lạc với khách hàng để biết về tình hình sử dụng sản phẩm dịch vụ, liên tục cập nhật về chất lượng dịch vụ và giá cả từ các công ty đối thủ.
- Các vị trí công việc của nhân viên xuất nhập khẩu
- Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu là người giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Có vai trò:
Tìm kiếm nguồn khách hàng, tạo ra nguồn thu cho doanh nghiệp.
Đàm phán, thỏa thuận với khách hàng, thuyết phục họ sử dụng sản phẩm, dịch vụ hay ký kết hợp đồng lâu dài với công ty.
Nghiên cứu về nguồn khách hàng mới, khách hàng tiềm năng.
Nắm rõ luật pháp, các quy định về thuế xuất nhập khẩu tại các quốc gia từ đó đưa ra phương án sử dụng dịch vụ phù hợp nhất cho khách hàng.
Để đáp ứng được những yêu cầu trên người làm nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu cần có các kiến thức sau:
Sử dụng tiếng anh lưu loát và một ngoại ngữ phụ trợ (tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Nhật,…)
Có khả năng chịu áp lực cao và kiên trì trong công việc.
Lập kế hoạch, xây dựng quy trình đàm phán, nói chuyện với khách hàng.
Sử dụng thành thạo vi tính, kỹ năng truy cập vào các trang thương mại điện tử B2B (Alibaba, mazon, tradekey,…)
Có kinh nghiệm thực tập tại các công ty xuất nhập khẩu.
Tham khảo, cập nhật kiến thức thực tế từ các trang web, mạng xã hội, các hội nhóm xuất nhập khẩu trong nước và thế giới,…
- Nhân viên chứng từ
Chức năng của nhân viên chứng từ là tiến hành thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ hàng xuất nhập khẩu được vận chuyển lên tàu dưới sự yêu cầu của các Forwarder và công ty khai thác.
Yêu cầu cần thiết của bộ phận này là tính chính xác tuyệt đối. Các thông tin trên chứng từ cần phải đúng hoàn toàn với thực tế của hàng hóa nhằm đảm bảo cho hàng hóa được thông quan, được vận chuyển theo đúng quy trình và thủ tục để đáp ứng đúng yêu cầu về thời gian giao hàng của khách hàng.
Một số công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như:
Soạn thảo các chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm hóa đơn, khai báo hải quan, lệnh nhận và giao hàng, bill of lading…
Chuẩn bị chứng từ xin cấp C/O để trình báo cho cơ quan pháp lý có nhiệm vụ cấp C/O hàng hóa và các bộ phận liên quan.
Gọi điện cho khách hàng để nhận được sự hỗ trợ một số thông tin để làm thủ tục thông quan cho hàng hóa.
Lưu trữ lại hồ sơ chứng từ.
Những kiến thức cần có khi làm công việc chứng từ:
Trình độ ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu các chứng từ sau đó soạn thảo chứng từ dựa trên những thông tin đã có, tiếng anh giao tiếp tốt, kỹ năng viết email,…
Linh hoạt trong giao tiếp và xử lý tình huống.
Có kiến thức chuyên ngành về vận đơn, packing list, chứng từ,…
- Nhân viên mua hàng
Nhân viên mua hàng ở đây còn gọi là thu mua. Bạn phải liên tục cập nhật giá cả thị trường, tìm kiếm nguồn cung chất lượng. Bạn cần phải tối đa hóa chi phí cho doanh nghiệp thông qua việc thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, thời gian.
Sau khi hiểu được nhân viên xuất nhập khẩu làm gì bạn có thể tự tin theo học ngành nghề này bởi vì trong thời đại kinh tế thị trường như hiện nay, hàng ngày nhu cầu vận chuyển hàng hóa, hành khách rất lớn, sự thiếu hụt nguồn nhân lực xuất nhập khẩu ở Việt Nam ngày tăng cao, đây sẽ là một ngành nghề tiềm năng trong tương lai.